Mësoni si duhet shkruajtur një e-mail zyrtar

Komunikimi përmes e-maili është një mënyrë shumë prkatike dhe përshtatshme për të komunikuar me kompanitë, kolegët, punëdhënësit, të punësuarit, profesorë dhe të tjerë që kërkojnë komunikim formal.

Mjafton vetëm një gabim i vogël dhe mund të lë një përshtypje negative. Mirëpo, ka disa mënyra që ju mund të përmirësoni dhe të rrisë mirësjelljes tuaj të postës elektronike.

E-maili është i rëndësishëm sepse automatikisht jep një vulë në kohën e sotme, ju nuk keni për të vënë këtë informacion në email nëse nuk doni të bëni kështu.

Për të filluar e-mailin së pari duhet të nisni me një përshëndetje. Sepse ju jeni duke synuar për një kontakt profesional, mendoni sikur të shkruani një letër. Bëjeni të thjeshtë me një hyrje të shpejtë “Përshëndetje.” në qoftë se ju e dini për kë shkruani pra emrin e personit kontaktues ,është e mirë për të përdorur formën profesionale pra emrin e marrësit (p.sh. Z., Znj, Profesor ose Dr).

Paraprakisht në paragrafin e parë duhet të cekët se kush jeni dhe pse jeni duke e  dërguar këtë emali.

Ndërsa në paragrafin e dytë duhet të përmbajë informacionin që ju sigurojnë se jeni duke bërë kërkesë për çfarë jeni të interesuar. Dhe te përcillini një mesazh të duhur.

Nëse ka ndonjë skedarë të bashkëngjitni , përmend ato në email në mënyrë që marrësi të di për të kërkuar dhe për ta hapur dosjen. Gjithashtu, ju duhet ta vendosni emrin në skedarë e  bashkangjitur në mënyrë që marrësi të di çfarë dokument është vetëm duke shikuar  emrin e skedarit të bashkangjitur.

Të japë një deklaratë përmbyllëse. Filloni duke falënderuar marrës për kohën e tij apo të saj sepse është gjithmonë e rëndësishme, pa marrë parasysh sa i shkurtë apo i gjatë ka qenë emaili me të vërtetë. Të përmblidhet një lloj mesazhi i tillë si, “unë do t’ju kontaktoj sërish me informacione të mëtutjeshme,” ose “Unë pres një përgjigjeje nga ana juaja.” Në qoftë se një përgjigje është e nevojshme, dhe të jeni i sigurt  për atë qe keni deklaruar në mënyrë  që mesazhi juaj të ketë  qen një informacion i duhur për pranuesin e emailit.

Nëse llogaria juaj është  email profesional, ju duhet të keni një nënshkrim të duhur. Kjo automatikisht do të shtohet  në fund të emailit. Ju duhet të përfshini emrin tuaj të plotë titullin profesional të punës dhe informatat kontaktuese. Në varësi të politikës, ju mund të shtoni një  faqe të internetit të kompanisë apo faqe të mediave sociale.

Keshilla

Leave a Reply